産休取得時、社内外への挨拶やメールの書き方

産休取得時、社内外への挨拶やメールの書き方

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近々産休に入るのだけれど、周囲への連絡はどうしたらいいのだろう?そんなお悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

近年は産休の挨拶はメールで行う方が多くなってきています。近しい人にはもちろん産休前に直接声掛けすることも必要です。産休と言うことは、休暇後はお仕事に復帰するわけですから、挨拶をいい加減にしてしまうと長期間顔を合わせないことも加わり、復帰した後に働きにくくなってしまうことも充分に考えられます。

今回は産休を取得したときの、社内外への挨拶やメールの書き方についてお話していきたいと思います。

  • 誰に何を連絡したらいい?
  • 社内への挨拶は必要?
  • 産休メールを書く際のポイント
  • 社外への産休メール
  • 社内への産休メール
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誰に連絡したらいい?

まず産休の連絡はどの程度の方まで連絡すればいいのか迷われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

個人のことだし、気を遣わせると悪いので自分の仕事に深く係わる身近な人だけ……と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、それは基本的にはNGです。

産休の連絡は仕事で関わりのある『社内の人々』『社外の人々』両方に連絡するのがマナーとされています。個人的に仲よくしていなくても、ビジネス上のかかわりがある人には社内外問わず挨拶メールをしておきましょう。

社内への挨拶は必要?

次に社内へメールはするけれども、個別に口頭で挨拶は必要かどうか迷う方もいらっしゃるでしょう。個別の挨拶に関してはメールさえキッチリ送っていれば、そこまで神経質になることはないかと思います。

ただし個人的に親しくしている人、また仕事上のかかわりが非常に深い人(例えば仕事で同じチームの方々)などには、最終日に直接挨拶することをおススメします。

その際にはお菓子などを持って行き、お休みをいただくことへの感謝の気持ちを伝えるという方も多いようです。会社の規模や業務形態にもよりますが、おめでたいこととはいえやはり仕事をお休みするのですから多少は周囲の方に迷惑をかけることになります。

もちろん必要以上に申し訳なさを感じることはありませんが、お休みをいただくことへの感謝の気持ちだけは直接しっかりと伝えておきましょう。

産休メールを書く際のポイント

書かなければいけないポイントですが、まずは『いつから産休に入るのか』をなるべく具体的に記します。もし復帰日が既に決まっているのなら、あくまで予定ですがと前置きしてからその日付を伝えておいてもよいでしょう。

次に『誰に仕事の引き継ぎを行ったのか』もしっかりと記しておきます。この時に『どのような業務を誰に引き継いだのか』を詳しく記すのも大切なポイントです。引き継ぎの人だけを書いておくと引き継ぎの方が複数人いた場合、誰が何を引き継いだのかが上手く伝わらず後に混乱を招くことにもなりかねません。

これらのポイントを押さえて、あとは自分なりの感謝や挨拶を付け加えておけばOKです。お休みの間、メールを送る人々が仕事で困ることがないようにという気遣いを持って、しっかりと必要なことを盛り込みましょう。

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社外への産休メール

社外への産休メールは、基本的に退社日の一週間ほど前に送ります。社外の場合は社内へのメールよりも比較的早いタイミングで送るので、上記のポイントにプラスして『いつから引き継ぎした人に連絡可能なのか』も併せて記すと良いでしょう。

例えば、メールを送った段階で既に引継ぎが終わっている場合は、このメールを送った日から連絡は引き継ぎ者の方へお願いします、などと記しておくと親切です。また出来たら、新しい担当者の名前や連絡先なども、書ける限り詳細に記しておきましょう。

また社外の人へは産休をいただくことで何か不便を強いるかもしれないことへの気遣いを、事前に一言添えておくとスマートです。

社内への産休メール

社内への産休メールのタイミングですが、最終日でOKとされています。しかし最終日では返信などが確認できなくて不安という方は、最終日前日や2~3日前にメールを送ってもよいでしょう。

社内へのメールは基本的に先ほど紹介した、『産休メールを書く際のポイント』に従って記せばOKです。

しかし、できたら最後に社内の方への気遣いを盛り込めればより周囲の人に気持ち良く送り出してもらえるでしょう。産休をいただくことへの感謝、妊娠中に気遣ってもらったことへの感謝など、感謝の気持ちを中心に記します。

逆にあまりお休みをいただくことに対して卑屈になるのは避けましょう。「出産で迷惑をかけて申し訳ない」などと書くと、他に産休を取る女性などから「産休を迷惑だと思っているのか」といった無駄な反発を招くことにもなりかねません。

かといって「産休を取るのは当然なのだから、別に迷惑をかけているとも思っていない」などと必要以上に強気なメールにすると、実際にお休みの間サポートして下さる方の気持ちを損ねることも考えられます。

気遣いは最低限必要ですが、メールには無駄なことは書かないのが一番です。シンプルでわかりやすく、かつ気持ちが伝わるような文面になるように直前に慌てて文章を作るのではなく、事前に文章を用意しておくことをおススメします。

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